Consejos de facilitación para responsables de Scrum
La diferencia entre un enfoque retro que la gente soporta y uno que la gente espera con ilusión no radica en la herramienta, sino en diez pequeños hábitos de facilitación. Estos son los que los coaches con más experiencia utilizan sin siquiera pensarlo.
Marque la pauta en los primeros 60 segundos
Comience con la directriz fundamental: «Partimos de la base de que todos hicieron lo mejor que pudieron con la información de que disponían en ese momento». Suena un tanto cursi hasta que se observa cómo logra relajar el ambiente en una sala tensa.
Gestione la voz dominante sin avergonzar a nadie
Utilice un orden de intervención por turnos o en bloque, de modo que todos intervengan una vez antes de que alguien lo haga dos veces. Si una persona sigue acaparando la palabra, comente esta dinámica en privado tras la reunión; nunca delante del equipo.
Manifestar disconformidad de forma deliberada
Pregunte: «¿Cuál es la versión de esto que no estamos expresando en voz alta?» o «¿Quién no está de acuerdo con lo que se dice aquí?». La mayoría de los equipos tienden por defecto a la armonía; su labor consiste en hacer que expresar el desacuerdo resulte seguro.
Establezca plazos estrictos sin concesiones
Cinco minutos para la generación de ideas. Diez para la formación de grupos. Quince para el debate. Cuando termine el tiempo, dé por concluido el tema. Las reuniones retrospectivas sin hora de finalización penalizan a quienes desean marcharse a la hora prevista.
Utilice el silencio como herramienta
Después de plantear una pregunta difícil, cuente hasta diez en silencio antes de intervenir. La primera respuesta rara vez es la más sincera.
Limítese a tres acciones
Los equipos no pueden cambiar de forma significativa seis cosas a la vez. Elija las tres más importantes mediante votación, designe a un responsable, fije una fecha límite y descarte el resto sin remordimientos. Es mejor hacer tres cosas que enumerar doce.
Compruebe siempre primero las acciones del retro anterior
Cinco minutos al principio, siempre. Si las acciones no se llevan a cabo de forma sistemática, el problema radica en el proceso, no en las personas. Acciones más sencillas, responsables más claros o un ritmo diferente.
Termine con una ronda de agradecimientos
Una sola frase cada uno: algo que haya hecho otra persona durante este sprint y que haya valorado. Le llevará dos minutos. La recompensa será diez veces mayor en términos de cohesión del equipo.
Varíe el formato cada 3 o 4 sprints
El mismo formato implica las mismas respuestas. Alternar entre «Start/Stop/Continue», «Sailboat», «4Ls» y «Lean Coffee» permite que el equipo reflexione desde diferentes perspectivas.
Las reuniones retrospectivas no son reuniones de seguimiento
Si su sesión de retrospectiva acaba desviándose hacia la demo o la planificación, es que su demo o su planificación no funcionan correctamente. Solucione el problema en la reunión previa, en lugar de dejar que la sesión de retrospectiva lo absorba.
Los hábitos son transferibles; las herramientas los hacen más asequibles
Ninguno de estos diez hábitos depende de un producto concreto: un documento compartido y un temporizador de cuenta atrás pueden servir para la mayoría de ellos. Sin embargo, la herramienta adecuada elimina la fricción que hace que los buenos hábitos se pierdan bajo la presión del tiempo. El hábito de «comprobar siempre primero las acciones de la última retrospectiva» resulta trivial cuando una herramienta transfiere las acciones automáticamente; se desvanece silenciosamente cuando alguien tiene que rebuscar entre antiguos tableros. Un flujo guiado y por fases como Retrium le impone la división en intervalos de tiempo, mientras que TeamRetro
y Parabol mantienen a los responsables, las fechas de vencimiento y las tareas pendientes vinculadas a cada acción, de modo que la disciplina se mantenga a lo largo de la semana. Si aún está dudando, el directorio de herramientas le permite filtrar según las funciones de facilitación en las que se basan estos hábitos.
Próximos pasos
El hábito número nueve es «variar el formato»: nuestra guía de doce formatos de retrospectiva le indica cómo rotarlos. Los hábitos seis y siete tratan sobre el «más allá» de una retrospectiva, que es precisamente el tema central de por qué sus tareas pendientes nunca se completan . Y si también facilita el resto de eventos de Scrum, la guía de facilitación para el Scrum Master aplica la misma disciplina de «time-boxing» a la planificación, la revisión y el refinamiento.