Conseils d'animation pour les Scrum Masters
La différence entre un « rétro » que l'on subit et un « rétro » que l'on attend avec impatience ne réside pas dans l'outil, mais dans dix petites habitudes de facilitation. Ce sont celles que les coachs expérimentés mettent en pratique sans même y penser.
Donnez le ton dès les 60 premières secondes
Commencez par énoncer le principe fondamental : « Nous partons du principe que chacun a fait de son mieux avec les informations dont il disposait à l'époque. » Cela peut paraître un peu mièvre, jusqu'à ce que vous voyiez à quel point cela parvient à détendre une ambiance tendue.
Gérer la voix dominante sans humilier
Adoptez un ordre de parole de type « round-robin » ou « en cascade » afin que chacun puisse s'exprimer une fois avant que quiconque ne prenne la parole une deuxième fois. Si une personne continue de monopoliser la parole, abordez cette question en privé après la réunion — jamais devant l'équipe.
Manifester délibérément son désaccord
Demandez : « Quelle est la version de cette question que nous n'osons pas exprimer à voix haute ? » ou « Qui n'est pas d'accord avec l'avis général ? ». La plupart des équipes ont tendance à privilégier l'harmonie — votre rôle est de créer un climat propice à l'expression des divergences d'opinion.
Respectez rigoureusement les délais
Cinq minutes pour la réflexion. Dix minutes pour la répartition en groupes. Quinze minutes pour la discussion. Lorsque le chronomètre s'arrête, passez à un autre sujet. Les rétrospectives sans durée fixe pénalisent les personnes qui souhaitent partir à l'heure.
Utilisez le silence comme un outil
Après avoir posé une question difficile, comptez jusqu'à dix en silence avant de venir à la rescousse. La première réponse est rarement la plus sincère.
Limitez-vous à trois actions
Les équipes ne peuvent pas modifier de manière significative six éléments à la fois. Choisissez les trois principaux par vote, désignez un responsable, fixez une date butoir et abandonnez le reste sans aucun remords. Mieux vaut en faire trois que d'en énumérer douze.
Vérifiez toujours d'abord les actions de la rétrospective précédente
Cinq minutes au début, à chaque fois. Si certaines actions ne sont systématiquement pas réalisées, le problème réside dans le processus — et non dans les personnes. Des actions plus modestes, des responsables clairement désignés ou un rythme différent.
Terminez par un tour de remerciements
Une phrase chacun : ce qu'une autre personne a fait au cours de ce sprint et que vous avez apprécié. Cela ne prend que deux minutes. Et cela renforce dix fois plus la cohésion de l'équipe.
Variez le format tous les 3 à 4 sprints
Même format = mêmes réponses. Alterner entre « Start/Stop/Continue », « Sailboat », « 4Ls » et « Lean Coffee » permet à l'équipe d'aborder les choses sous différents angles.
Les réunions rétrospectives ne sont pas des réunions de suivi
Si votre rétrospective finit systématiquement par aborder les thèmes de la démo ou de la planification, c'est que ces derniers ne sont pas bien organisés. Réglez le problème au niveau de la réunion en amont plutôt que de laisser la rétrospective en faire les frais.
Les habitudes sont transférables ; les outils permettent de les mettre en œuvre à moindre coût
Aucune de ces dix habitudes ne dépend d’un produit particulier : un document partagé et un compte à rebours suffisent pour la plupart d’entre elles. Mais un outil adapté élimine les obstacles qui font que les bonnes habitudes tombent à l’eau sous la pression du temps. L’habitude consistant à « toujours vérifier en premier lieu les actions de la dernière rétrospective » est insignifiante lorsqu’un outil reprend automatiquement ces actions ; elle disparaît discrètement lorsque quelqu’un doit fouiller dans d’anciens tableaux. Un flux guidé et structuré par phases, comme Retrium , impose pour vous le respect des délais, tandis que TeamRetro
et Parabol associent à chaque action son responsable, sa date d’échéance et les éléments reportés, afin que la discipline soit maintenue tout au long de la semaine. Si vous hésitez encore, le répertoire des outils vous permet de filtrer les résultats en fonction des fonctionnalités d’animation sur lesquelles s’appuient ces habitudes.
Et ensuite ?
La neuvième habitude est « varier le format » — notre guide des douze formats de rétrospective vous propose une rotation. Les sixième et septième habitudes concernent la suite d’une rétrospective, ce qui est le sujet même de la question : pourquoi vos actions à mener ne sont-elles jamais menées à bien ? Et si vous animez également les autres événements Scrum, le guide d’animation du Scrum Master applique la même discipline de « time-boxing » à la planification, à la revue et au raffinement.