Consigli per la facilitazione di Scrum Master
La differenza tra un approccio retrospettivo che le persone devono sopportare e uno che attendono con impazienza non sta nello strumento, bensì in dieci piccole abitudini di facilitazione. Sono proprio quelle che i coach più esperti utilizzano senza nemmeno pensarci.
Stabilisca il tono nei primi 60 secondi
Iniziate con il principio fondamentale: «Partiamo dal presupposto che tutti abbiano fatto del proprio meglio in base a ciò che sapevano in quel momento». Può sembrare un po’ banale, finché non vedrete come riesca a distendere l’atmosfera in una sala tesa.
Gestire la voce dominante senza far sentire in colpa l'interlocutore
Adottate un ordine di intervento a turno o a catena, in modo che ciascuno intervenga una volta prima che qualcuno possa intervenire due volte. Se una persona continua a dominare la discussione, affrontate la questione in privato dopo la riunione — mai davanti al team.
Manifestare deliberatamente il proprio dissenso
Chieda: «Qual è la versione di questa questione che non stiamo esprimendo ad alta voce?» oppure «Chi non è d’accordo con il resto del gruppo?». La maggior parte dei team tende per istinto all’armonia: il suo compito è quello di creare un clima in cui sia possibile esprimere il proprio dissenso in tutta sicurezza.
Rispettate rigorosamente i limiti di tempo
Cinque minuti per la fase di ideazione. Dieci per la suddivisione in gruppi. Quindici per la discussione. Allo scadere del timer, si chiuda l’argomento. Le sessioni di retrospettiva a tempo indeterminato penalizzano chi desidera andarsene puntuale.
Utilizzate il silenzio come strumento
Dopo aver posto una domanda difficile, conti fino a dieci in silenzio prima di intervenire. La prima risposta è raramente quella più sincera.
Si limiti a tre azioni
I team non possono apportare cambiamenti significativi a sei aspetti contemporaneamente. Scegliete i primi tre tramite votazione, nominate un responsabile, fissate una scadenza e abbandonate il resto senza sensi di colpa. È meglio concentrarsi su tre aspetti piuttosto che elencarne dodici.
Verifichi sempre prima le azioni del retro precedente
Cinque minuti all’inizio, ogni volta. Se le azioni non vengono svolte con costanza, il problema è il processo — non le persone. Azioni più semplici, responsabili più chiari o una cadenza diversa.
Concludete con un giro di ringraziamenti
Una sola frase a testa: cosa ha fatto qualcun altro in questo sprint che avete apprezzato. Ci vogliono due minuti. E la coesione del team ne trarrà un beneficio dieci volte maggiore.
Vari il formato ogni 3–4 sprint
Stesso formato = stesse risposte. Alternare le attività “Start/Stop/Continue”, “Sailboat”, “4Ls” e “Lean Coffee” stimola il team a ragionare da diverse prospettive.
Le riunioni di retrospettiva non sono riunioni di aggiornamento
Se la vostra retrospettiva finisce per scivolare verso la fase di demo o di pianificazione, significa che la vostra fase di demo o di pianificazione non funziona correttamente. Risolvete il problema nella riunione a monte, anziché lasciare che sia la retrospettiva ad assorbirlo.
Le abitudini sono trasferibili; gli strumenti ne riducono il costo
Nessuna di queste dieci abitudini dipende da un prodotto specifico: un documento condiviso e un timer per il conto alla rovescia possono essere sufficienti per la maggior parte di esse. Tuttavia, lo strumento giusto elimina gli ostacoli che fanno venir meno le buone abitudini quando si è sotto pressione. L’abitudine di «controllare sempre per prime le azioni dell’ultimo retrospettivo» è banale quando uno strumento riporta automaticamente le azioni in avanti; svanisce silenziosamente quando qualcuno deve setacciare vecchie bacheche. Un flusso guidato e articolato in fasi come Retrium impone per voi il time-boxing, mentre TeamRetro
e Parabol mantengono associati a ciascuna azione i responsabili, le scadenze e le azioni riportate, in modo che la disciplina resista per tutta la settimana. Se siete ancora indecisi, l’ elenco degli strumenti vi consente di filtrare in base alle funzionalità di facilitazione su cui si basano queste abitudini.
Quali passi compiere
L’abitudine numero nove è «variare il formato»: la nostra guida ai dodici formati di retrospettiva vi indica la rotazione. Le abitudini numero sei e sette riguardano il seguito di una retrospettiva, che costituisce l’ argomento centrale del motivo per cui le vostre azioni da intraprendere non vengono mai portate a termine . E se facilita anche gli altri eventi Scrum, la guida alla facilitazione dello Scrum Master applica la stessa disciplina di time-boxing alla pianificazione, alla revisione e al perfezionamento.